Praktek Bisnis di Sekolah Bahasa

Sasaran, strategi, dan sasaran utama Sekolah Bahasa Inggris harus menyediakan perencanaan dasar dan alat operasional untuk pengembangan dan peningkatan berkelanjutan sekolah.

Praktik bisnis yang dipilih sekolah akan menentukan batasan dan dinamika pembangunan. Inilah sebabnya mengapa sangat penting bagi para manajer untuk memahami sifat kompleks dari pasar ini. Dalam melakukannya, mereka harus membangun struktur organisasi yang menciptakan lingkungan terbaik bagi staf dan siswa untuk mengembangkan kemampuan mereka sepenuhnya.

Alasan yang mendasari mengapa setiap organisasi (dengan pengecualian yang tidak menguntungkan) masuk ke bisnis adalah untuk menghasilkan keuntungan. Dalam bisnis Sekolah Bahasa Inggris, manajer harus menyeimbangkan profitabilitas dengan nilai pendidikan. Artinya, keuntungan harus dimaksimalkan sambil unggul dalam nilai dan kualitas produk. Dalam pasar yang sensitif seperti itu, sekolah tidak bisa hanya fokus pada pemotongan biaya untuk menjadi menguntungkan. Manajer harus berkonsentrasi pada efisiensi dan proposisi nilai pemasaran untuk mengoptimalkan sumber daya dan kinerja.

Tujuan artikel ini adalah untuk menunjukkan kepada pembaca bagaimana menyusun dan memanfaatkan sumber daya bisnis yang dapat membantu meningkatkan efisiensi sekolah, dan juga keuntungannya.

Struktur Manajemen:

Struktur organisasi yang diikuti sekolah sangat bergantung pada ukurannya. Sekolah kecil akan memiliki struktur pengambilan keputusan yang sangat terpusat, sedangkan sekolah yang lebih besar lebih terdesentralisasi. Di sekolah-sekolah yang lebih kecil, sering terjadi tumpang tindih, karena sumber daya lebih langka dan staf mengambil serangkaian tugas. Ini bukan kelemahan atau masalah ketika jumlah siswa terbatas. Namun seiring pertumbuhan sekolah, struktur organisasinya harus diperluas menjadi seefisien mungkin.

Semakin besar sekolah, semakin besar jumlah staf di setiap departemen sehingga tugas-tugas dialihdayakan.

Jumlah optimal staf di setiap departemen bergantung pada masing-masing dan setiap sekolah. Namun, manajer harus selalu ingat bahwa kekurangan staf sama merugikannya dengan kelebihan staf.

Departemen pemasaran:

Setiap organisasi yang ingin sukses di abad ke-21 harus mengikuti strategi berorientasi pemasaran. Artinya, cari tahu dulu apa yang dibutuhkan konsumen, baru disesuaikan dengan kemampuan sekolah. Alasan di balik konsep pemasaran adalah bahwa meskipun sekolah mungkin menawarkan produk unggulan, jika peserta didik tidak tertarik dan tidak menginginkannya, sekolah tidak akan mendapat untung.

Penelitian pemasaran

Dalam penelitian Sekolah Bahasa Inggris sangat penting untuk menentukan faktor-faktor kunci seperti:

• Ukuran pasar
• Potensi Permintaan
• Potensi Profitabilitas
• Karakteristik produk yang disukai calon pelanggan
• Siapa pesaing dan apa posisi mereka di pasar

Riset pasar harus dilakukan terus-menerus untuk menarik pelajar baru serta untuk mempertahankan loyalitas pelajar saat ini ke sekolah. Namun, argumen kuat yang menentang riset pemasaran adalah kenyataan bahwa riset pemasaran mungkin menjadi sangat mahal. Sekolah harus selalu ingat bahwa tanpa penelitian sangat sulit untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang positioning dan nilai sekolah di benak peserta didik. Jadi meskipun penelitian outsourcing bisa mahal, beberapa bentuk penelitian tidak mahal dan dapat dilakukan secara internal. Misalnya survei awal dan akhir semester dalam bentuk kuesioner pilihan ganda dapat memperoleh informasi tentang persepsi peserta didik dan pengalaman mereka.

Periklanan dan Komunikasi

Melalui Periklanan, sekolah dapat menciptakan kesadaran merek, kesadaran produk, dan dapat menempatkan penawaran penuh ke pasar sasaran. Pasar sasaran tidak selalu para peserta didik, tetapi para orang tua yang ingin mendaftarkan anak-anak mereka juga. Melalui Periklanan, sekolah harus mengkomunikasikan pencapaian dan keberhasilannya untuk mendapatkan siswa dan mempertahankan loyalitas di antara yang sudah ada.

Periklanan yang efektif dapat dicapai dengan menentukan siapa target pasarnya, dan dengan demikian menyampaikan pesan yang tidak hanya akan mereka pahami tetapi juga akan membuat mereka tertarik. Ini mungkin terdengar sederhana, tetapi percayalah ketika saya mengatakan tidak. Iklan outsourcing biasanya merupakan alternatif terbaik untuk semua sekolah yang mampu membelinya. Sekolah yang lebih kecil biasanya menggunakan selebaran sederhana dan informasi dari mulut ke mulut, yang tidak boleh diremehkan. Dialihdayakan atau tidak, fungsi Pemasaran, Periklanan, dan Komunikasi harus sinergis dan selaras dengan semua aktivitas pemasaran lainnya.

Penjualan dan Promosi

Disarankan agar kegiatan ini tidak dilakukan oleh guru sekolah, seperti yang sering terjadi. Alasannya, sangat membingungkan bagi peserta didik untuk mendiskusikan aspek keuangan dengan gurunya. Namun, disarankan agar guru mendukung bagian penjualan yang membahas materi akademis. Staf penjualan harus terlatih sepenuhnya, dan harus memiliki pengetahuan mendalam tentang semua produk (kursus) yang ditawarkan.

Sekolah dapat menggunakan sebagai alat promosi tidak hanya Sertifikat Kehadiran in-house, tetapi juga kursus persiapan ujian internasional seperti Oxford dan Cambridge ESOL, IELTS, TOEFL, dan lainnya. Internet adalah alat yang luar biasa untuk penjualan dan promosi karena situs web memungkinkan konsumen yang tertarik untuk melihat dengan baik penawaran sekolah dan melihat ke dalam infrastruktur dan suasananya tanpa benar-benar mengunjungi sekolah. Jadi, tim Penjualan dan Promosi harus selalu bekerja sama dengan departemen TIK untuk memastikan bahwa situs web sekolah jelas, memiliki informasi yang dapat diandalkan, mutakhir, dan mencatat semua pengunjung yang berminat.

Hubungan Masyarakat

Kegiatan hubungan masyarakat dirancang untuk menghasilkan itikad baik dan untuk menciptakan citra positif sekolah dan kursusnya. Fungsi Humas adalah untuk memastikan bahwa warga sekolah mengetahui peristiwa, prestasi dan perkembangan sekolah di masa depan. Tetap berhubungan dengan mantan siswa dan mengungkapkan pencapaian mereka adalah strategi humas yang khas.

Secara umum, kegiatan pemasaran dimaksudkan untuk menghasilkan brand recognition yang positif yang membawa nilai dan manfaat yang ditawarkan sekolah ke pasar sasaran. Manajer Pemasaran harus memastikan bahwa semua aktivitas pemasaran dikoordinasikan untuk memaksimalkan pengaruhnya terhadap pendaftaran siswa.

Departemen Keuangan:

Sekolah Bahasa Inggris harus memastikan bahwa ia memiliki sumber keuangan yang cukup untuk mendukung tujuan strategis secara keseluruhan serta tujuan taktisnya. Ini juga harus memastikan bahwa sekolah memiliki rasio likuiditas yang nyaman, artinya tidak ada arus kas negatif. Departemen keuangan juga kemudian bertanggung jawab untuk memantau dan menjaga arus masuk dan keluar uang tunai, kredit yang diberikan dan hutang yang diperoleh.

Dalam hal kredit, departemen Keuangan harus memastikan bahwa biaya dibayar tepat waktu dan utang macet dikurangi seminimal mungkin. Banyak sekolah mengadopsi kebijakan “uang di muka”, meskipun mungkin tidak selalu berhasil. Catatan kredit harus selalu diperoleh sebelum memberikan kredit kepada siapa pun.

Departemen Keuangan juga bertanggung jawab untuk menentukan dan memperkirakan biaya untuk setiap periode. Biaya-biaya ini menjadi dasar pengembangan struktur biaya untuk setiap kursus. Saat mengembangkan biaya, Departemen Keuangan harus menetapkan target pendaftaran yang realistis yang sesuai dengan fasilitas yang tersedia dan ukuran kelas pengajaran yang optimal.

Dalam kasus sekolah yang dimiliki secara pribadi oleh sejumlah kecil mitra, tekanan terhadap kinerja tidak setinggi sekolah yang dimiliki oleh sejumlah besar pemegang saham. Departemen Keuangan tidak hanya harus mengikuti strategi pemotongan biaya untuk meningkatkan kinerja, tetapi harus fokus pada efisiensi. Dalam pendidikan, kualitas tidak boleh dikompromikan.

Sekolah Bahasa Inggris harus berupaya menetapkan kebijakan dan standar keuangan untuk memberikan pendekatan sistematis terhadap pengelolaan sumber daya keuangan, dan evaluasi kinerja dan akuntabilitas dengan:

• Menjaga dan meninjau secara teratur kebijakan keuangan berikut:
– Manual
Akuntansi
– Kebijakan Akuntansi – Prosedur dan Panduan Penganggaran
– Manual Perusahaan

• Analisis tahunan atas laporan keuangan yang diaudit
• Memastikan isi dari semua kebijakan keuangan dikomunikasikan kepada anggota staf yang relevan.

Hal ini biasa terjadi di sekolah kecil, di mana pengambilan keputusan dipusatkan, untuk layanan akuntansi dialihdayakan. Dalam kasus seperti itu, keputusan keuangan akan diambil oleh CEO.

Teknologi informasi komunikasi:

Pentingnya departemen ini terkadang dirusak, tetapi melakukannya dapat sangat merugikan keberhasilan bisnis. Sekolah bahasa Inggris harus memahami pentingnya mengikuti perubahan teknologi pasar, baik di dalam maupun di luar kelas.

Departemen TIK dapat memastikan bahwa sekolah memiliki infrastruktur teknologi yang sesuai dengan menerapkan sistem yang berkelanjutan untuk menilai kebutuhan teknologi sekolah. Departemen ini juga bertanggung jawab untuk menghasilkan anggaran yang memperoleh dana yang disetujui dari biaya sekolah.

Departemen ini bertanggung jawab untuk menerapkan program keamanan pada semua:

• akses database
• pemulihan
dokumen
• backup dokumen • akses halaman web

Sekolah Bahasa Inggris harus mencoba merancang dan mengembangkan platform universal yang memungkinkan antarmuka semua sistem berbasis komputer yang ada dan baru dengan:

• Menjaga spesifikasi standar perangkat keras, perangkat lunak, jaringan dan peralatan komunikasi.
• Mempraktikkan prosedur operasi standar di seluruh sekolah.

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, penting bagi sekolah agar departemen TIK memberikan dukungan terus-menerus kepada semua departemen lain dan kebutuhan mereka. Untuk melakukan itu, semua anggota staf harus memiliki tingkat keterampilan teknologi dan TIK tertentu. Pelatihan internal atau outsourcing harus disediakan untuk terus meningkatkan tingkat umum keterampilan TIK di seluruh sekolah.

TIK adalah arena yang terus berkembang, jadi bila diperlukan layanan TIK harus dialihdayakan untuk mengikuti perubahan. Penting juga bahwa sekolah mengukur tingkat TIK yang digunakan oleh sekolah lain secara nasional dan internasional untuk memastikan keberhasilannya.

Sumber daya manusia:

Sekolah Bahasa Inggris harus berusaha untuk menarik dan memilih tenaga kerja yang sesuai, berkualifikasi tinggi dan kompeten, melalui perencanaan sumber daya manusia yang efektif, program rekrutmen yang inovatif dan teknik seleksi yang sesuai dengan:

• Mengidentifikasi kebutuhan rekrutmen tenaga kerja tahunan:
-mengidentifikasi sumber-sumber rekrutmen-merekrut
staf yang memiliki kualifikasi yang tepat
-meninjau paket remunerasi untuk memastikan daya saing dengan pemberi kerja yang serupa.

Melalui manajemen lini yang efektif, dan sistem pengakuan, penghargaan, dan insentif, bersama dengan peluang karier dan pertumbuhan, sekolah harus dapat mempertahankan persentase tenaga kerjanya yang tinggi.

Departemen SDM bertanggung jawab untuk:

• Memastikan bahwa semua staf berbagi kesadaran bahwa bisnis inti sekolah adalah pengajaran dan pembelajaran.
• Mendorong stabilitas staf yang lebih baik.
• Menyediakan untuk kemajuan karir semua staf dengan cara yang sesuai dengan kebutuhan profesional mereka di sekolah.

Sekolah Bahasa Inggris harus berusaha memberikan kesempatan kepada staf untuk berpartisipasi dalam program pelatihan dan pengembangan yang relevan untuk terus meningkatkan keahlian staf. Hal ini dapat dicapai dengan memberikan pelatihan yang sesuai untuk staf akademik dan non akademik, serta dengan mendorong para guru untuk meningkatkan kualifikasinya. Cara melakukannya adalah dengan mempertahankan dan meningkatkan Program Review dan Pengembangan Profesional.

Departemen SDM juga bertanggung jawab untuk memelihara lingkungan kerja yang mendukung dan produktif yang mendorong kerja tim dan mempromosikan manfaat optimal bagi individu dan organisasi. Pengorganisasian acara yang membina hubungan yang lebih baik di antara staf dapat membantu memastikan lingkungan kerja yang harmonis. Menyediakan lingkungan yang menarik dan fisik yang memungkinkan staf untuk bekerja secara efektif juga merupakan tanggung jawab penting untuk departemen tersebut.

Departemen Akademik:

Direktur Studi harus berusaha merekrut guru dengan kualitas terbaik dalam hal kualifikasi akademik dan profesional dan yang memiliki kualitas guru yang ideal dengan:

• Memastikan bahwa kualifikasi dan pengalaman profesional masing-masing guru relevan.
• Memberikan paket gaji dan tunjangan yang menarik para guru dengan kualitas terbaik.
• Memastikan bahwa program rekrutmen dan induksi dilakukan dengan standar profesional tertinggi.

Di bawah pengawasan Direktur Studi, departemen ini dibagi menjadi 3 bidang berbeda (yang akan sangat bergantung pada kursus yang ditawarkan oleh sekolah). Setiap area memiliki koordinator yang ditunjuk yaitu Koordinator Bahasa Inggris Bisnis, Koordinator Pelajar Muda dan Koordinator Pembelajar Dewasa. Setiap koordinator bertanggung jawab untuk menjalankan dan mengatur arena yang ditentukan.

Departemen Akademik merupakan salah satu departemen terpenting karena stafnya bertanggung jawab untuk menciptakan dan memberikan layanan (pengajaran bahasa Inggris) kepada konsumen. Inilah sebabnya mengapa sekolah bahasa Inggris harus memastikan bahwa guru terus-menerus meninjau dan menyampaikan hal-hal berikut:

• Kurikulum yang luas dan seimbang yang tunduk pada tinjauan dan pengembangan yang berkelanjutan.
• Informasi dan nasihat tentang pendidikan, peluang karir dan pengembangan.
• Kecintaan belajar dan mendorong siswa untuk berkembang sebagai anggota masyarakat yang bertanggung jawab.
• Mengakui bahwa perolehan keterampilan dan pengetahuan akademis, pribadi, sosial, emosional, dan kesehatan sangat penting untuk mewujudkan potensi individu.
• Memastikan bahwa kebijakan akademik ditinjau dan diperbarui secara berkala sehubungan dengan kebutuhan siswa.
• Mencatat, melaporkan dan memanfaatkan hasil asesmen untuk menetapkan target peningkatan proses belajar mengajar.
• Mempromosikan hubungan orang tua.
• Mengidentifikasi dan menangani kebutuhan akademik, pribadi dan sosial setiap siswa.
• Memberikan tugas yang menantang dan terbuka untuk mendorong pemikiran mandiri dan kritis.
• Mendukung dan memuji upaya dan pencapaian individu untuk mengembangkan harga diri dan kepercayaan diri.

Infrastruktur Fisik:

Sekolah Bahasa Inggris harus melengkapi dan memelihara fasilitas dan fasilitas kampusnya, memastikan bahwa semuanya berfungsi, estetis dan menyediakan lingkungan yang kondusif dan aman bagi siswa dan staf.

Anggaran belanja modal harus ditetapkan agar memiliki prioritas pembangunan infrastruktur fisik dan menyediakan pemeliharaan dan peningkatan sumber daya fisik.

Merupakan hal mendasar bahwa sekolah menyediakan ruang kelas yang memadai dan akomodasi spesialis yang sesuai dengan usia siswa untuk memenuhi persyaratan kurikuler. Fasilitas tersebut harus cukup menarik untuk mendorong minat dan lamaran dari calon peserta didik ke sekolah tersebut. Dari perspektif bisnis, pemeliharaan yang efektif harus diikuti untuk mempertahankan nilai modal lokasi, bangunan, dan peralatan.

Sekolah Bahasa Inggris harus berupaya memantau standar dan kualitas secara sistematis terhadap tolok ukur yang telah ditetapkan dan praktik terbaik industri. Peninjauan dan penggunaan teknologi baru yang konstan sangat penting untuk meningkatkan fungsionalitas dan efisiensi sumber daya fisik. Juga penting bahwa sekolah menjalankan bisnisnya dengan cara yang bertanggung jawab secara sosial. Jadi harus berusaha untuk mempromosikan manajemen energi yang baik dan memelihara lingkungan yang bersih dan sehat dengan:

• Menyediakan fasilitas kamar kecil yang memadai, berkualitas tinggi dan higienis untuk siswa dan staf.
• Menyediakan layanan katering yang higienis memberikan nilai uang dan mendorong pola makan yang sehat.
• Mempromosikan penggunaan energi yang efisien dan meminimalkan pemborosan.
• Menyediakan lingkungan sekolah yang menarik dan bersih.

Sekolah Bahasa Inggris harus mematuhi persyaratan undang-undang dan peraturan termasuk yang berkaitan dengan keselamatan dan kesehatan, standar lingkungan, dan persyaratan terkait industri lainnya. Metode pengendalian yang baik adalah audit. Sekolah harus berusaha mengaudit kebutuhan dan penggunaan ruang secara teratur untuk penggunaan sumber daya fisik secara optimal dan untuk memastikan efektivitas biaya dalam pemeliharaan dan pemeliharaannya dengan:

• Melakukan audit kondisi infrastruktur fisik.
• Menentukan dasar pelaksanaan audit tahunan atas penggunaan semua fasilitas sekolah.

Tinjauan Praktik Bisnis:

Sekolah Bahasa Inggris harus berusaha memastikan bahwa sistem manajemennya komprehensif dan menghasilkan informasi yang sesuai pada waktu yang tepat untuk pengambilan keputusan dengan:

• Secara berkala meninjau jenis informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang efisien dan memastikan bahwa sistem informasi manajemen dapat menyediakan informasi tersebut.
• Memelihara sistem informasi yang memungkinkan semua informasi yang diperlukan disimpan dan diambil dengan mudah.
• Mempromosikan hubungan dengan agensi terkait lainnya untuk menyiapkan informasi pelanggan potensial.
• Membangun hubungan langsung dengan sekolah dan institusi lain untuk memperbarui pengetahuan tentang teknologi manajemen baru.

Sekolah Bahasa Inggris harus berusaha untuk terus merampingkan dan memperbarui sistem dan proses untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi melalui penggunaan teknologi dengan:

• Mengembangkan proses sistematis untuk praktik yang baik dan manajemen perubahan dengan sepenuhnya memanfaatkan fasilitas TIK.
• Menetapkan proses kualitas yang konsisten dan kerangka kerja standar di seluruh sistem.
• Memastikan semua sistem yang diterapkan bermanfaat bagi pengembangan pengajaran dan pembelajaran.

Sekolah Bahasa Inggris harus berusaha untuk memastikan bahwa sistem dan proses yang diterapkan sesuai dengan semua pelanggan tingkat layanan tertinggi, dibandingkan dengan penyedia pendidikan Bahasa Inggris terkemuka dengan:

• Membangun sistem mutu yang berfokus pada kebutuhan siswa dan masyarakat.
• Memastikan bahwa sistem yang diterapkan merupakan cara yang efektif untuk mengontrol dan memantau tindakan korektif yang efektif.
• Membangun saluran umpan balik di dalam sekolah untuk tindakan korektif yang efektif.
• Benchmarking dengan Sekolah Bahasa Inggris lainnya dan dengan badan Pengajaran Bahasa Inggris.

Sekolah Bahasa Inggris harus berupaya membangun proses komunikasi internal dan eksternal yang mampu menerima, menanggapi, dan menyebarkan informasi secara tepat waktu dengan:

• Mengidentifikasi area kelemahan dan cara memperbaiki sistem komunikasi yang ada.
• Menerapkan fasilitas teknologi komunikasi baru.
• Mengorganisir acara yang membantu mempromosikan hubungan antara divisi yang berbeda.

Sekolah Bahasa Inggris harus berupaya meningkatkan kontrol internal dan mekanisme audit untuk mengelola risiko dengan lebih baik dan meningkatkan produktivitas dengan:

• Meningkatkan dan merampingkan sistem audit internal.
• Menetapkan metodologi pengukuran dan akuntabilitas berdasarkan data nyata untuk pengambilan keputusan yang efektif.

Sekolah Bahasa Inggris harus memastikan bahwa sistem dan proses memasukkan fitur keamanan yang memadai untuk melindungi kekayaan intelektual dan menjaga integritas sistem dengan:

• Sesuai dengan peraturan nasional dan internasional tentang hak kekayaan intelektual.

Di sini dinyatakan bahwa tidak ada strategi maksimalisasi keuntungan yang harus diikuti jika hasilnya merugikan kualitas kursus. Tetapi di mana harus menarik garis antara pemotongan biaya dan penurunan kualitas layanan tergantung pada sifat masing-masing dan setiap sekolah.

Jason Geyser

edipur